Privacyverklaring voor het myKONE‑klantenportaal en het KONE Online‑portaal

Deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) verschaft algemene informatie over de verwerking van hieronder gespecificeerde persoonsgegevens door KONE Corporation en haar werknemers, partners, dochtermaatschappijen en gelieerde ondernemingen (“KONE”) in verband met het myKONE‑klantenportaal en/of het KONE Online‑portaal (tezamen het “Klantenportaal”).

Deze Privacyverklaring vormt een aanvulling op de wereldwijde privacyverklaring van KONE, beschikbaar op https://www.kone.nl/privacy-statement.aspx.

KONE Corporation

KONE Building Keilasatama 3 02150 Espoo Finland

Telefoon: +358 204 751

Contact: U kunt contact opnemen met KONE via het contactformulier op de KONE-website http://www.kone.com/en/contact.aspx, met de optie “Personal Data Enquiry”.

Om u correct te identificeren als vertegenwoordiger van de klant van KONE (“Klant”), verzamelt KONE de hieronder gespecificeerde persoonsgegevens. Op basis van deze informatie wordt een gebruikersaccount voor u aangemaakt om de Klant te vertegenwoordigen. Dit gebruikersaccount is noodzakelijk om het Klantenportaal te kunnen gebruiken en om KONE in staat te stellen het Klantenportaal aan te bieden.

• Aanbestedingen van producten en diensten van KONE: wanneer KONE haar eerste offerte voor de door de Klant gevraagde producten en/of diensten aan de Klant stuurt en u de bevoegde vertegenwoordiger van de Klant bent voor het aanbestedingsproces, wordt voor u een gebruikersaccount aangemaakt om toegang te krijgen tot de offerte.
• KONE Care™ Online: als u al een gebruikersaccount hebt voor het KONE Care™ Online‑systeem (de voorloper van het Klantenportaal), kunt u met hetzelfde account toegang krijgen tot het Klantenportaal.

Bij gebruik van het Klantenportaal worden de volgende gegevens van u verzameld: naam; functietitel of vergelijkbare informatie over uw rol als vertegenwoordiger van de Klant; gebruikers-ID; e-mailadres; overige adressen; mobiel telefoonnummer; informatie die vanuit KONE Care™ Online of KONE Mobile‑systemen aan het Klantenportaal wordt verstrekt; datum en tijd van verzoeken of andere informatie die aan het Klantenportaal wordt geleverd; analytische gegevens over wanneer en hoe u het Klantenportaal hebt gebruikt (zie paragraaf 6 hieronder). Het Klantenportaal is geïntegreerd met KONE’s Customer Relationship Management‑systeem (CRM) en maakt gebruik van deze CRM‑gegevens om u te identificeren. Tevens kunnen persoonsgegevens die eerder voor KONE Care™ Online zijn verzameld, via het Klantenportaal worden verwerkt.

Deze gegevens worden in deze Privacyverklaring aangeduid als “persoonsgegevens”.

Indien u persoonsgegevens van een andere persoon verstrekt of KONE toestaat deze te verzamelen, bevestigt u dat u over de vereiste toestemming of bevoegdheid beschikt om deze gegevens met KONE en de Klant te delen voor verwerking zoals beschreven in deze Privacyverklaring. U draagt er tevens zorg voor dat deze persoon een exemplaar van deze Privacyverklaring ontvangt of op andere wijze kennisneemt van de inhoud.

KONE en de klant van KONE bieden u het Klantenportaal uitsluitend aan voor uw gemak en voor gebruik in het kader van uw professionele werkzaamheden met betrekking tot de aangewezen liften, roltrappen, automatische gebouwdeuren of andere apparatuur die door KONE voor de Klant wordt geïnstalleerd, gemoderniseerd of onderhouden (gezamenlijk de “Apparatuur”). Persoonsgegevens kunnen ook door de Klant worden verwerkt in verband met uw gebruik van het Klantenportaal.

De verzameling en verwerking van persoonsgegevens is op basis van het gerechtvaardigd belang van KONE om:

• het functioneren van het Klantenportaal mogelijk te maken;
• te analyseren hoe het Klantenportaal wordt gebruikt;
• eventuele gebreken in het Klantenportaal te analyseren en te corrigeren;
• de bedrijfsvoering van KONE te faciliteren, verkoopactiviteiten te ondersteunen en leveringen en diensten te beheren;
• claimsafhandeling, naleving en risicobeheer uit te voeren, en klantenservice te verlenen;
• facturatie mogelijk te maken;
• contact te onderhouden met klanten (waaronder relatiebeheer, marketingactiviteiten, marketing‑ en communicatievoorkeuren en enquêtes);
• gegevens te gebruiken in het kader van screening en ‘know your customer’‑processen; en
• te voldoen aan contractuele verplichtingen jegens zakelijke partners van KONE.

Daarnaast kan KONE op grond van toepasselijke lokale wetgeving verplicht zijn bepaalde informatie te verzamelen. Wanneer dit wordt vereist door toepasselijke wetgeving, zal KONE uw toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen vanuit het Klantenportaal worden gedeeld met andere CRM‑systemen van KONE ter ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten van KONE.

Gevolgen indien de persoonsgegevens niet worden verstrekt:

Indien u ervoor kiest de in paragraaf 3 genoemde persoonsgegevens niet te verstrekken of verzoekt om verwijdering daarvan, kunt u het Klantenportaal niet gebruiken en dient u het Klantenportaal te verwijderen van alle apparaten waarop het is geïnstalleerd.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijzen wij u naar de algemene privacyverklaring van KONE via www.kone.nl/privacy-statement.aspx.

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van u ontvangen of verkregen in verband met uw gebruik van het Klantenportaal. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden ontvangen van de Klant in het kader van de klantrelatie tussen KONE en de Klant.

De persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Bij het bepalen van de bewaartermijnen hanteert KONE onder meer de volgende criteria: (i) de duur van de lopende relatie met u of de Klant; (ii) wettelijke verplichtingen of andere gerechtvaardigde redenen om de gegevens te bewaren. Na afloop hiervan worden de persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

Zie paragraaf 8 hieronder voor informatie over cookies.

KONE kan van tijd tot tijd informatie op uw computer of mobiele apparaat plaatsen in de vorm van zogenoemde cookies. Onder “cookies” vallen in deze Privacyverklaring ook soortgelijke technologieën die informatie verzamelen en opslaan in uw browser. De cookies die in het Klantenportaal worden gebruikt, zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

• Noodzakelijke cookies: essentieel voor het correct functioneren van het Klantenportaal;
• Analytische cookies: om bezoeken en verkeersbronnen te tellen en de prestaties van het Klantenportaal te meten en verbeteren;
• Targetingcookies: geplaatst door marketingpartners om relevante advertenties te tonen.

Noodzakelijke cookies zijn altijd actief en vereisen geen toestemming. Voor andere cookies wordt uw toestemming gevraagd wanneer u het Klantenportaal bezoekt.

KONE gebruikt zowel cookies met een beperkte bewaartermijn (doorgaans niet langer dan 364 dagen) als sessiecookies die alleen gedurende uw browsersessie worden opgeslagen.

Meer informatie over cookies, inclusief hun doeleinden, duur en typen, vindt u in de cookiebanner van het Klantenportaal.

U kunt cookies altijd uitschakelen of uw voorkeuren beheren via de instellingen van uw browser of op onze website. Het uitschakelen van cookies kan echter de werking van het Klantenportaal beïnvloeden en de beschikbaarheid van bepaalde functies beperken."

Vanwege technische en praktische vereisten kunnen sommige persoonsgegevens ook buiten de EU/EER worden verwerkt, bijvoorbeeld door andere KONE‑ondernemingen of onderaannemers van KONE. KONE waarborgt dat voor dergelijke doorgiften een geldige wettelijke grondslag bestaat. U kunt meer informatie over deze doorgiften verkrijgen door contact op te nemen met KONE (zie de contactgegevens hierboven in paragraaf 2).

Afhankelijk van de toepasselijke lokale wetgeving kunt u onder andere de volgende rechten uitoefenen:

• bezwaar maken tegen verwerking op grond van specifieke individuele omstandigheden;
• verzoeken om correctie of verwijdering van persoonsgegevens;
• bezwaar maken tegen directe marketing;
• een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien u meent dat KONE of de Klant de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming niet naleeft.

Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken door contact op te nemen met KONE (zie de contactgegevens hierboven in paragraaf 2). Aangezien de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk kan zijn om KONE in staat te stellen u diensten en producten aan te bieden, kan het intrekken van uw toestemming ertoe leiden dat KONE sommige of alle diensten en producten niet (meer) kan leveren.

KONE kan verzoeken weigeren of een redelijke vergoeding vragen indien een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, of indien KONE over een andere wettelijke grond beschikt om het verzoek te weigeren.