Een dag uit het leven van een facility manager

Eigenlijk gebeurt er elke dag iets. De deur gaat kapot. De lift werkt niet meer. Of één van de lampen moet vervangen worden. Het is dagelijkse kost voor deze facility manager. Gelukkig hoeft hij niet alles zelf op te pakken. Zijn team bestaat uit nog 3 collega’s die vaak de kleinere klusjes oppakken.

Hij werkt al een aantal jaar bij dit bedrijf en kent het gebouw van binnen en buiten. Recent zijn er een aantal renovaties geweest die niet soepel zijn verlopen. Dit heeft hem veel extra werk opgeleverd. Hierdoor is hij kritischer geworden in het selecteren van een leverancier voor bijvoorbeeld reparaties of onderhoud.

Zijn dag bestaat voornamelijk uit het beantwoorden van e-mails van huurders, collega’s en zijn leidinggevende. Daarnaast stuurt hij zijn team aan en probeert hij tussendoor ook rust te vinden voor een kop koffie. Hieronder een overzicht van zijn werkzaamheden tijdens onze meeloopdag.

8:37 - De dag begint met een kop koffie en een overvolle mailbox.
9:21 – Het eerste telefoontje. Eén van de wc’s op de 6e verdieping trekt niet meer door. Hij stuurt één van zijn teamleden om dit op te lossen.
10:00 – De leverancier van het luchtzuiveringssysteem komt langs. Er zijn recent wat problemen geweest.
11:16 – Terug naar de mailbox die inmiddels 41 nieuwe mails bevat.
11:41 – Er moet een loodgieter komen voor het defecte toilet. De Facility Manager belt zijn contact persoon.
12:00 – Lunch.
12:32 – De facility manager wordt aangesproken door het hoofd van de kantine. Eén van de facturen blijkt niet betaalt te zijn. Dit pakt hij direct op zodra hij weer achter zijn bureau zit.
13:41 - Eindelijk door de openstaande e-mails heen. Nu voorbereiden van de afspraak met nieuwe, potentiële huurders voor de 11e verdieping.
14:00 – Afspraak met nieuwe huurders.
15:33 – Nog een kop koffie en een laatste ronde e-mails verwerken.
16:18 – Er komt een melding binnen dat er tegels scheef liggen op het pad naar de entree. Eén van de gebruikers is gestruikeld. Op een gekrenkte trots na mankeert deze gelukkig niks. Wel wordt er direct een afspraak gemaakt met een stratenmaker om dit te verhelpen.
16:58 – Computer uit en naar huis. Maar eerst de kinderen ophalen.

Natuurlijk hebben wij hem ook gevraagd wat hij van de samenwerking met KONE vindt. Wij onderhouden de 4 liften in het gebouw sinds 2013. Allereerst, benadrukt hij hoe blij hij is met de monteur van KONE. Het is een prettige, vriendelijke vent die altijd voor hem klaarstaat. Hij heeft verstand van zaken en het is hem al meerdere malen gelukt een lift – tegen alle verwachtingen in – weer aan de praat te krijgen.

Over het kantoor is hij iets minder te spreken. In het verleden gebeurde het regelmatig dat offertes lang op zich lieten wachten of dat hij moeite had de juiste persoon aan de telefoon te krijgen. Maar de laatste tijd is dit een stuk beter geworden. Als we vertellen over de service transformatie van KONE is hij blij verrast en geeft hij aan dit zeker te merken. Wel geeft hij ons het advies om dit vast te houden en niet in de oude gewoontes te vervallen. Wij nemen deze uitdaging graag aan!